Průvodce e-shopem a účetnictvím

Kdy musíte vystavit fakturu

Fakturu nemusíte vystavovat pokaždé. Zákon o DPH vyjmenovává čtyři situace, kdy máte tuhle povinnost. Ve všech ostatních případech ji nemáte.

• Prodáváte firmě nebo jiné osobě povinné k dani.
• Prodáváte na dálku do Česka a místo plnění je v Česku.
• Dodáváte zboží firmě do jiného státu EU a je to osvobozeno od daně.
• Dostali jste zaplaceno předem za některý z prvních dvou případů.

Běžný český zákazník bez DIČ v tom seznamu není. Když mu prodáte zboží, fakturu vystavit nemusíte. Daň odvedete stejně a plnění se dostane do přiznání i do kontrolního hlášení. E-shopy fakturu posílají proto, že to zákazníci čekají — ne proto, že by musely.

Prakticky to znamená, že máte na výběr. Můžete německému zákazníkovi poslat prosté potvrzení objednávky a náležitostmi daňového dokladu se vůbec nezabývat. Nebo se rozhodnete posílat plnohodnotný daňový doklad — pak ale musí splňovat všechny náležitosti § 29 a se sazbou a daní státu, kam prodáváte.

Lhůty jsou dvě. Běžně máte na vystavení 15 dní od chvíle, kdy vznikla povinnost přiznat daň. U dodání firmě do EU a u přeshraničních služeb máte 15 dní od konce měsíce. A nestačí doklad jen vystavit — zákon chce, abyste se rozumně pokusili ho zákazníkovi doručit.

Co musí být na faktuře

Povinných údajů je dvanáct a najdete je v § 29 odst. 1. Několik věcí, které na české faktuře běžně vidíte, mezi nimi není. A jeden údaj se naopak snadno přehlédne: „označení“ firmy zahrnuje i adresu. Nestačí tedy název, musí tam být i sídlo.

Nejčastěji se lidé pletou u měny. Zákon žádá české koruny na jediném místě: výše daně se uvádí v korunách. Všechno ostatní — jednotkové ceny, základ daně, sleva i celková částka — může být jen v cizí měně. Přepočítávat to do korun nemusíte. Kurz na faktuře být nemusí. A pokud daň nevyčíslujete vůbec, třeba u osvobozeného plnění, nemusí tam být v korunách nic.

Odstavec 3 vyjmenovává, co na faktuře být nemusí. Pozor na rozdíl: „nemusí“ není „nesmí“. Když váš program vytiskne u přeshraničního prodeje sazbu 0 %, není to chyba, i když ji zákon nevyžaduje.

Za vadnou fakturu vám zákon o DPH pokutu přímo neukládá. Hrozí pokuta podle daňového řádu. Horší je ale něco jiného: odběratel si podle vadné faktury nemusí uplatnit odpočet, a to se na obchodním vztahu pozná okamžitě.

Zjednodušený doklad do 10 000 Kč

Limit je 10 000 Kč včetně daně a pro rok 2026 se nezměnil. Do téhle částky můžete vynechat jméno odběratele, jeho DIČ, jednotkovou cenu se slevou, základ daně a výši daně. Když na dokladu není výše daně, musí tam být celková částka.

Tyhle údaje ale zůstávají povinné i na zjednodušeném dokladu: název a DIČ prodávajícího, číslo dokladu, co prodáváte, datum vystavení, DUZP a sazba daně. Na sazbu se zapomíná nejčastěji. Vynechat ji nejde nikdy.

Pro e-shop je ale důležitější druhá strana. Zjednodušený doklad nesmíte vystavit v těchto případech:

• Dodáváte zboží firmě do jiného státu EU a je to osvobozeno od daně.
• Prodáváte na dálku a místo plnění je v Česku.
• Daň přiznává odběratel.
• Prodáváte tabákové výrobky za jiné než pevné ceny.

První dva body pokrývají skoro celý přeshraniční prodej. Pokud tedy prodáváte do zahraničí, zjednodušený doklad vám k ničemu není.

Zálohová faktura a platba předem

Zálohová faktura není daňový doklad. Zákon o DPH ten pojem vůbec nezná, pracuje jen s „přijatou úplatou“. Proforma nemá DUZP, nejde do evidence pro DPH ani do kontrolního hlášení a sama o sobě nezakládá žádnou daňovou povinnost. Je to výzva k zaplacení, nic víc.

Daň vzniká dnem, kdy vám peníze přijdou. Ale jen tehdy, když už v ten den víte, co prodáváte, v jaké sazbě a kde je místo plnění. U běžné platby předem v e-shopu tohle všechno víte. Daň tedy odvedete ke dni zaplacení, ne ke dni odeslání zboží. Skutečný daňový doklad se vystavuje až po připsání peněz — a jen tehdy, když jde o některý z případů § 28.

Konečná faktura pak zálohu odečte. Základ daně na ní je celkový základ minus všechny už zdaněné zálohy. Když zbývá doplatek, použije se sazba platná ke dni dodání. Když vznikl přeplatek, použije se sazba, kterou jste uplatnili u zálohy. A při více zálohách s různými sazbami se odečítá odzadu — poslední přijatá první. Když vyjde nula, faktura ukáže základ i daň nula. Je to vyúčtování, ne nový prodej.

Opravný daňový doklad

Když zákazník vrátí zboží, když dáte slevu až po dodání nebo když zjistíte špatnou sazbu, musíte to opravit. Není to dobrovolné, zákon opravu ukládá. Opravný daňový doklad má jedenáct náležitostí a dvě z nich chybí nejčastěji.

• Číslo původní faktury. Povinné vždycky, i u částečné vratky. Jediná úleva je souhrnná oprava více plnění najednou — a i tam musí být jasné, ke kterým fakturám se oprava vztahuje.
• Důvod opravy. Taky povinný vždycky. Formu zákon nepředepisuje, stačí srozumitelná věta: „vrácení zboží“, „poskytnutá sleva“, „chybná sazba daně“.
• Rozdíly, ne nové částky. Uvádí se rozdíl základu daně, rozdíl daně a rozdíl celkové částky, se znaménkem podle směru opravy. Napsat vedle toho i nové celkové hodnoty můžete, zákon to nezakazuje.

K tomu ještě názvy a DIČ obou stran, číslo samotného opravného dokladu a datum podle § 42 odst. 3.

Sazba a kurz pro opravu jsou ty, které platily u původního prodeje. Lhůta na opravu se od 1. 1. 2025 prodloužila ze tří na sedm let.

Kdy vzniká daň podle způsobu platby

Den uskutečnění zdanitelného plnění není den, kdy vznikla objednávka, ani den, kdy jste vystavili fakturu. U zboží je to den dodání — a dodáním se myslí okamžik, kdy zákazník získá právo se zbožím nakládat jako vlastník. Když ale zaplatil dřív, posune se rozhodný den na den platby.

U dobírky se datum nikam neposune, protože peníze vybíráte až při předání. Zůstává tedy otázka, co je „den dodání“.

U prodeje firmě, kde si přepravu zajišťuje kupující, může právo nakládat se zbožím přejít už předáním dopravci. Tam se oba výklady potkávají.

DPH u dopravy a poštovného

Poštovné není samostatná služba. Zákon ho řadí mezi vedlejší výdaje, které patří do základu daně za zboží. Doprava proto automaticky přebírá sazbu zboží, které vezete. Stejně se chová balné, pojištění zásilky i poplatek za dobírku.

Soudní dvůr EU k tomu má test, který používá od případu Card Protection Plan: je vedlejší plnění cílem samo o sobě, nebo je to jen způsob, jak zákazník lépe využije to hlavní? U dopravy zboží z e-shopu je odpověď jasná.

Když jsou v objednávce různé sazby, musíte dopravu rozdělit. Každá část dostane sazbu zboží, ke kterému patří, obvykle v poměru jejich hodnoty. Příklad: kniha za 300 Kč bez daně v nulové sazbě, hrnek za 700 Kč bez daně v jednadvaceti procentech, poštovné 99 Kč bez daně.

Poměr počítejte z cen po slevě. Můžete použít i jiný klíč než hodnotu, třeba hmotnost — dává to smysl tam, kde cena neodpovídá skutečnému nákladu na přepravu. Ale ten klíč pak musíte používat u všech objednávek stejně, ne si ho vybírat případ od případu.

Poštovné do základu daně nepatří v jediném případě: když si smlouvu s dopravcem uzavírá zákazník sám a vy mu jen přeúčtováváte přesnou částku jeho jménem. V běžném košíku, kde si zákazník vybírá dopravu z vaší nabídky, o tenhle případ nejde.

Slevy, kupóny a dárkové poukazy

Tři věci, které vypadají podobně a v DPH se chovají úplně jinak.

Sleva daná rovnou při prodeji prostě sníží základ daně. Slevový kód v košíku tedy neznamená žádný opravný doklad, jen nižší částku na běžné faktuře. Do základu daně se navíc nepočítá rozdíl ze zaokrouhlení celkové částky na koruny.

Sleva daná až po dodání — dodatečný dobropis, obratový bonus, kompenzace po reklamaci — je změna základu daně a musíte na ni vystavit opravný doklad. Patří sem i skonto, které jste sjednali dopředu, ale zákazník ho uplatnil až po dodání.

Slevový kupón není poukaz. Generální finanční ředitelství to říká výslovně: kupón neopravňuje držitele dostat zboží, jen získat slevu. Z jeho vydání žádná daňová povinnost nevzniká.

Dárkový poukaz je něco jiného a dělí se na dva druhy. Rozdíl je zásadní — určuje, kdy odvedete daň.

Většina e-shopů skončí u víceúčelového poukazu. Jakmile prodáváte zboží ve více sazbách nebo přes OSS do více zemí, při vydání poukazu neznáte ani sazbu, ani místo plnění. Prodej dárkové karty se pak do DPH nepromítne vůbec. Daň přijde až s objednávkou, na kterou zákazník kartu použije. Zařazení přitom platí pro celý obchod a váže se k poukazu, ne k jednotlivé objednávce.

U věrnostních bodů žádné univerzální pravidlo neplatí, rozhoduje design programu. Body, které dávají jen slevu na příští nákup, se chovají jako kupón. Body směnitelné za konkrétní zboží zdarma se blíží poukazu. Body s peněžní hodnotou, kterou lze čerpat jako kredit, jsou poukazu nejblíž.

Nad tím vším platí jedno pravidlo od Soudního dvora EU: základ daně nesmí být vyšší než to, co jste skutečně dostali zaplaceno.

Zaokrouhlení na faktuře

Od roku 2019 platí čtyři pravidla, která spolu souvisí. Většina lidí zná první dvě a na zbylé dvě zapomíná.

• Samotná daň se na koruny nezaokrouhluje. Dřív to šlo, dnes ne. Daň vychází na haléře a na haléře se uvádí.
• Zaokrouhluje se až celková částka, a jen na nejbližší korunu.
• Zaokrouhlovací rozdíl nepatří do základu daně. U hotovosti to říká zákon výslovně, u karty a převodu to stejně vykládá Finanční správa.
• Zaokrouhlení o víc než na korunu — třeba na desetikoruny — už se bere jako úprava ceny a daní se.

Pro e-shop z toho plyne jednoduché doporučení. U karet a převodů, kde zákazník platí přesnou částku, nezaokrouhlujte vůbec a nechte celkovou částku na haléře. Zaokrouhlení má smysl jen u dobírky placené hotovostí. A když si zaokrouhlení počítáte sami, pošlete ten rozdíl do účetnictví jako samostatnou částku mimo základ daně — ne jako položku se sazbou DPH.

Práh 10 000 EUR a režim OSS

Dokud vaše prodeje do zahraničí nepřekročí 10 000 EUR, odvádíte českou DPH. Po překročení se místo plnění přesune do země zákazníka a daň patří tam.

Tři vlastnosti toho prahu se pletou nejčastěji:

• Je jeden pro celou EU dohromady, ne pro každou zemi zvlášť. Deset tisíc eur rozprostřených mezi Německo, Rakousko a Slovensko práh vyčerpá stejně jako deset tisíc do jediné země.
• Počítají se do něj i digitální služby, ne jen zboží. Nepočítají se prodeje firmám s DIČ, prodeje v Česku a prodeje ze skladu, který už v cílové zemi máte.
• Nesouvisí s tím, jestli jste plátce v Česku. I neplátce pod obratem dvou milionů korun musí při prodeji do EU nad deset tisíc eur odvést daň v zemi zákazníka.

Sleduje se běžný i předchozí kalendářní rok.

Od roku 2025 existuje ještě přeshraniční režim pro malé podniky: osvobození i v jiných státech EU s registrací jen doma, pokud váš obrat v celé EU nepřekročí 100 000 EUR. Identifikační číslo dostane příponu EX. Jak přesně se tenhle režim potkává s prahem deseti tisíc eur, se nám z veřejných zdrojů ověřit nepodařilo. Pokud na tom chcete stavět, vyžádejte si stanovisko.

Prodej firmě do EU a DIČ

Když prodáváte firmě v jiném státě EU, je dodání osvobozené od daně. Od září 2020 ale platí něco, co se pořád podceňuje: platné DIČ odběratele není náležitost faktury, je to podmínka osvobození. Bez něj osvobození nevznikne vůbec.

Podmínek je šest a musí platit všechny naráz. Zboží skutečně opustí Česko. Přepravu zajistí jedna ze stran. Odběratel z toho odvede daň u sebe. Odběratel je ve své zemi registrovaný k dani. Odběratel vám DIČ sdělí. A vy prodej uvedete v souhrnném hlášení.

Ověření ve VIES není formálně povinné, ale prakticky se bez něj neobejdete. Finanční správa přitom sama upozorňuje, že výsledek z VIES sám o sobě nárok na osvobození neprokáže a že za data neodpovídá — pocházejí z databází jednotlivých států. Neznamená to, že ověřovat nemá smysl. Znamená to, že samotné ověření nestačí.

Uchovávat proto potřebujete čtyři věci: výsledek z VIES včetně času dotazu (Finanční správa doporučuje třeba snímek obrazovky), sdělení DIČ od zákazníka, doklad o přepravě a podané souhrnné hlášení. U přepravy chce evropské nařízení buď dva nezávislé doklady od dvou různých stran — nákladní list, přepravní list, fakturu dopravce — nebo jeden takový plus pojistku, bankovní doklad či potvrzení skladu.

Při prodeji spotřebitelům do EU v režimu OSS VIES neřešíte vůbec. Tam žádné DIČ odběratele není.

Daň odvede zákazník

Když daň místo vás přiznává odběratel, musí na faktuře stát věta „daň odvede zákazník“. Anglické reverse charge český zákon nezná. Evropská směrnice ale připouští, abyste to napsali v jazyce odběratele. Nejbezpečnější je uvést obojí — na cizojazyčné faktuře to navíc vypadá přirozeně.

DIČ odběratele je i tady povinné. Výjimka platí jen tehdy, když odběratel žádné DIČ nemá — a to v téhle situaci nenastane.

Sazbu a výši daně naopak uvádět nemusíte. Připomínáme ale rozdíl: „nemusíte“ není „nesmíte“. Když váš program na takovou fakturu vytiskne 0 %, chyba to není.

U osvobozených plnění stačí podle zákona „jiný údaj“, ze kterého je osvobození patrné. Citovat konkrétně „§ 64 ZDPH“ nebo článek směrnice je doporučená praxe, ne povinnost. Ušetří vám to ale dotaz od zahraničního odběratele i od úřadu.

Vrácení zboží a nevyzvednutá zásilka

Spotřebitel může od smlouvy odstoupit do 14 dnů od převzetí zboží. Lhůtu stihne, když oznámení odešle poslední den. Vy pak vracíte všechny peníze včetně dopravy, do 14 dnů a stejným způsobem, jakým jste je dostali. Vrácení můžete zadržet, dokud zboží nedostanete zpátky nebo dokud zákazník neprokáže, že ho odeslal.

Náklady na vrácení nese zákazník. Výjimkou je zboží, které nejde poslat poštou, a situace, kdy jste ho o téhle povinnosti neinformovali. Pokud si zákazník vybral dražší dopravu, než jakou nabízíte jako nejlevnější, vracíte podle § 1832 odst. 2 jen částku odpovídající nejlevnějšímu nabízenému způsobu dodání. Zaplatil-li 149 Kč za expresní doručení a nejlevnější varianta stála 79 Kč, vracíte 79 Kč.

Z pohledu DPH je odstoupení změnou po dodání, takže opravu musíte udělat. Vrácená doprava byla součástí základu daně, takže se opravuje spolu se zbožím a ve stejné sazbě. Do kterého období oprava patří, řeší článek o opravném dokladu — u prodeje spotřebiteli je to oprava jen v evidenci, bez čekání na doručení dobropisu.

Nevyzvednutá zásilka je jiný případ a je to nejlepší praktický důvod, proč vázat DUZP na skutečné doručení. Když plnění nastává převzetím, u nevyzvednuté zásilky k dodání vůbec nedošlo a není co přiznávat. Když plnění nastává odesláním, přiznali jste daň z prodeje, který se neuskutečnil, a musíte to napravit — přičemž ani není shoda na tom jak. Část odborníků volí dodatečné přiznání za původní období, protože oprava podle § 42 předpokládá, že prodej nastal a teprve pak se změnil. Jiní volí běžnou opravu, protože je administrativně jednodušší.

Když si za marně odeslanou zásilku účtujete poštovné a balné, je to náhrada škody, ne platba za službu. Nepodléhá DPH a daňový doklad na ni nevystavujete. Pozor ale na název: když stejné částce budete říkat „storno poplatek“ nebo „poplatek za zpracování objednávky“, může ji úřad posoudit jako platbu za službu — a ta se daní.

Uchovávání dokladů a e-fakturace

Daňové doklady se uchovávají 10 let od konce období, ve kterém se prodej uskutečnil. Uchovávat je mimo Česko můžete, ale musíte to předem oznámit finančnímu úřadu a zajistit úřadu nepřetržitý vzdálený přístup. Na vyžádání dodáte český překlad cizojazyčného dokladu.

Za správnost údajů a včasné vystavení odpovídá vždy ten, kdo prodává. Tuhle odpovědnost nepřenesete na účetní program ani na konektor. Stojí za to si tu větu přečíst dvakrát, než někomu předáte fakturaci na klíč.

ISDOC je český standard elektronické faktury. Právně nepřidává nic — PDF i ISDOC jsou stejně platné doklady. Prakticky umožní odběrateli naimportovat položky strojově místo přepisování.

Do budoucna je důležitá evropská směrnice ViDA. Za elektronickou fakturu podle ní platí jen strukturovaný doklad podle normy EN 16931 — PDF v e-mailu tuhle definici nesplňuje. Od července 2030 má být povinná e-fakturace pro přeshraniční prodej mezi firmami v EU, s hlášením skoro v reálném čase. Leden 2035 je termín pro sladění národních systémů. Česko zatím vlastní povinnost nezavedlo a v roce 2026 nic takového neplatí.

Změny DPH 2025 a 2026

Novela od 1. 1. 2025 byla pro e-shopy nejrozsáhlejší za několik let. Ta od 1. 1. 2026 se většiny internetových obchodů skoro nedotkla.

Co se naopak nezměnilo: registrační prahy pro rok 2026 zůstávají na 2 000 000 a 2 536 500 Kč. Sazby zůstávají 21 %, 12 % a 0 % pro knihy. Práh 10 000 EUR pro prodej do EU je stejný. Limit pro zjednodušený doklad je pořád 10 000 Kč včetně daně. A povinná tuzemská e-fakturace v roce 2026 neplatí.